تهیه گزارش پیشرفت کار چگونه است و چرا باید گزارش تهیه کرد؟

تهیه گزارش پیشرفت کار از جمله کارهای روزانه، ماهانه، فصلی یا سالانه است که مدت آن به نوع پروژه بستگی دارد. به طور مثال در یک کارگاه ساختمانی پیمانکار موظف است گزارش روزانه، ماهانه و اگر پروژه طولانی باشد سالانه تهیه کند. برای تهیه گزارش پیشرفت چه فاکتورهایی باید مد نظر قرار گیرد، تهیه گزارش کار چه کمکی به کارفرما و مجری می‌کند و بسیاری نکات دیگر در رابطه با گزارش نویسی در این مقاله گنجانده شده است. در ادامه با اکو ساختمان همراه باشید.

برای دریافت مطالعه پیش امکان سنجی آنلاین  در کمترین زمان به اکوساختمان مراجعه کنید.

گزارش پیشرفت کار چیست؟

وقتی حرف از گزارش کار به میان می‌آید، ذهن‌ها به سوی چندین برگ کاغذ که چندین نسخه از آن تهیه شده است، منحرف می‌شود. گزارش پیشرفت کار می‌تواند به صورت شفاهی در قالب یک فایل صوتی، در یک یا چند برگ کاغذ آ چهار یا یک ایمیل باشد. البته اگر در پروژه‌های ساختمانی، راه سازی و … شرکت داشته باشید که از نرم افزارهای مدیریت پروژه برای مدیریت آن استفاده شود، فرم‌های مشخصی برای گزارش کار در نظر گرفته شده است که با پر کردن آن‌ها و فرستادن آن برای اعضای پروژه در واقع گزارش پیشرفت کار تهیه کرده‌اید.

چرا تهیه گزارش پیشرفت کار مهم است؟

توصیه به کلی کارکنانی که در پروژه‌های مختلف چه عمرانی و چه غیر عمرانی این است که به طور منظم اقدام به تهیه گزارش پیشرفت کار کنند. این گزارش در زمینه‌های زیادی یاری دهنده است حتی اگر از سوی کارفرما در تهیه و ارائه گزارش کار اصراری وجود نداشته باشد. بهتر است برای نظم دادن به آرشیو مطالب و کار حرفه‌ای تهیه گزارش کار را در دستور کار خود قرار دهید.

آمادگی ذهنی کار فرما

تهیه و ارائه گزارش یک پیش فرض و آمادگی ذهنی به کارفرما می‌دهد و در صورت بروز هر گونه مشکل یا اختلال در روند اجرای پروژه کارفرما به سرعت مطلع می‌شود و در جریان کارها قرار دارد و انتظار دارد پروژه با تأخیر احتمالی مواجه شود. این آمادگی ذهنی از بسیاری از پیش داوری‌ها و درگیری‌های ذهنی پیشگیری می‌کند و دو طرف را به سوی راه حل‌هایی برای بازگشت به سوی روند از پیش تعیین شده سوق می‌دهد.

شفاف سازی

از جمله دیگر موهبت‌های گزارش نویسی این است که فضا را شفاف می‌کند، زیرا مستند و مکتوب است. در طی اجرای پروژه‌ها به ویژه پروژه‌های عمرانی، قول و قرارهایی بین کارفرما، کارگران و پیمانکاران بسته شود که به صورت شفاهی هستند و پس از مدتی به دست فراموشی سپرده شود. تهیه گزارش پیشرفت کار از آنجایی که مکتوب است می‌تواند شفافیت زیادی در فضا ایجاد کند و اگر به درخواست‌ها پاسخ داده نشود یا پاسخ مناسب داده نشود، می‌توان به گزارش‌ها استناد کرد و درخواست مجدد انجام داد.

ناگفته نماند که برخی درخواست‌های در پروژه‌ها با تأخیر بیان می‌شوند و در مراحل نهایی اجرای پروژه اضافه می‌شوند که پیمانکار را با مشکلاتی مواجهه می‌کند اگر گزارش کار نویسی به صورت مرتب انجام شود یا از این درخواست‌ها پیشگیری می‌کند و یا انجام آن‌ها را مبنی بر اضافه شدن زمان یا پول همراه می‌کند.

چه فرمتی برای تهیه گزارش پیشرفت کار مناسب است؟

اگر در شرکتی مشغول به کار هستید که پروژه‌های عمرانی را اجرا می‌کند یا شرکت‌هایی که پروژه‌های نفتی انجام می‌دهند، فرمت‌های مشخص برای تهیه گزارش پیشرفت کار وجود دارد که باید با توجه به آن‌ها به تهیه گزارش بپردازید ولی اگر در شرکت‌های کوچک مشغول به کار هستید یا خود پیمانکار هستید یا یک فرمت مشخص برای خود برگزینید و همیشه با آن فرمت گزارش‌های خود را ارائه دهید و یا با توجه به پروژه و مقتضیات آن به تهیه پروژه اقدام کنید.

اجزاء گزارش پیشرفت کار چیست؟

به طور کلی یک گزارش پیشرفت کار شامل فهرست مطالب و تقویم پروژه، جدول کلی پیشرفت پروژه (کلی، بر اساس رشته‌های کاری فعال در پروژه)، جداول تفکیکی پیشرفت قسمت‌ها، خلاصه مشکلات و تنگناها، علل و عوامل تاخیرات، پیشنهادات و راه حل‌ها، گزارش ایمنی و گزارش تصویری و داشبوردها و ضمیمه‌های احتمالی است.

چرخه حیاط گزارش‌ها

گزارش‌ها معمولاً در یک برهه از زمان تولید می‌شوند و سپس به کارفرما یا سرپرست (سوپروایزر) ارائه می‌شود. پس از آن مورد توجه قرار می‌گیرد و اگر محتوای آن ضرورت اجرای امری را شامل شود، در صورت امکان امور پیشنهادی اجرا می‌شوند و در انتها گزارش آرشیو می‌شود تا در صورت نیاز به آن مراجعه شود و پس از پایان و تحویل پروژه، گزارش‌ها حذف می‌شوند.

چه نرم افزارهایی برای نوشتن گزارش کار پیشرفت وجود دارند؟

شرکت‌های تولید کننده نرم افزار مانند مایکروسافت با ارائه نرم افزارهایی به یاری مدیران پروژه‌ها آمده‌اند. به طور کلی نرم افزارهایی مانند اکسل، مایکروسافت پروجکت برای مدیریت پروژه‌ها طراحی شده‌اند که قابلیت گزارش نویسی نیز در آن‌ها تعبیه شده است. علاوه بر این نرم افزارهای آنلاینی که برخی شرکت‌ها مانند گوگل ارائه می‌دهند که برای تهیه گزارش کار از راه دور برای دورکارها (فری لنسرها) بسیار مناسب است.

سخن آخر

تهیه گزارش پیشرفت کار از جمله توانایی‌هایی است که پیمانکاران باید در آن خبره باشد. نظم در تحریر گزارش نویسی و تحویل به موقع آن نشان از حرفه‌ای بودن وی دارد. در انتها توصیه می‌شود که یک نسخه از گزارش‌های پیشرفت کار را نزد خود نگهداری کنید و در مواقع لزوم از آن استفاده کنید.